Bisnis bergantung pada data untuk mendapatkan wawasan, pengambilan keputusan, dan pemasaran yang dipersonalisasi. Namun, data bukanlah sesuatu yang tak terbatas. Seperti makanan atau obat-obatan, data memiliki tanggal kedaluwarsa, dan menyimpan data yang sudah usang atau tidak relevan dapat menyebabkan masalah serius. Penting bagi bisnis untuk memiliki panduan yang jelas tentang kapan harus memperbarui, menyimpan, atau membuang data lama.
Pentingnya menjaga data tetap up-to-date
Bagi perusahaan mana pun, memiliki data yang akurat, relevan, dan terkini adalah kunci untuk mendorong keputusan yang tepat dan menjaga kepercayaan dengan pelanggan. Data yang baru meningkatkan strategi pemasaran, pengembangan produk, dan layanan pelanggan, memastikan bisnis dapat merespons perubahan pasar dengan cepat.
Sebaliknya, data yang kedaluwarsa atau tidak benar dapat mengakibatkan upaya yang salah arah, hingga peluang yang hilang. Kemungkinan yang lebih buruk lagi, pelanggaran data yang dapat merusak reputasi merek perusahaan. Misalnya, mengirimkan penawaran yang dipersonalisasi berdasarkan informasi pelanggan yang kedaluwarsa dapat menjadi bumerang, yang menyebabkan frustrasi dan kehilangan penjualan.
Memiliki data yang akurat tidak hanya bermanfaat tetapi juga diperlukan untuk patuh pada peraturan yang berlaku. Peraturan seperti UU PDP, GDPR, dan HIPAA mengamanatkan bisnis untuk memastikan bahwa data yang disimpan akurat, relevan, dan diproses secara sah. Kegagalan untuk mematuhi str tersebut dapat mengakibatkan denda berat dan konsekuensi hukum.
Mengapa data memiliki tanggal kedaluwarsa?
Data memiliki tanggal kedaluwarsa karena seiring waktu, data akan kehilangan relevansi, keakuratan, dan kegunaannya. Perubahan perilaku pelanggan, teknologi, dan kondisi pasar membuat data lama tidak mencerminkan tren atau kebutuhan terkini. Selain itu, data yang tidak diperbarui bisa menjadi usang, seperti informasi kontak atau transaksi yang tidak lagi akurat. Faktor hukum dan peraturan juga mempengaruhi, karena beberapa jenis data harus disimpan dalam jangka waktu tertentu dan setelahnya harus dihapus.
Mengapa data yang kedaluwarsa perlu dihapus?
Menyimpan data yang kedaluwarsa meningkatkan biaya operasional dan berisiko terhadap pelanggaran data. Data lama, sering terlupakan, menjadi sasaran peretas karena kurangnya perlindungan. Jika data sensitif seperti informasi pribadi jatuh ke tangan yang salah, dapat menyebabkan kerugian finansial, hukum, dan reputasi. Oleh karena itu, penting untuk menghapus data kedaluwarsa untuk menghindari risiko dan biaya yang tidak perlu.
Kapan Saatnya Membuang Data Lama?
Menentukan waktu yang tepat untuk membuang data memerlukan strategi. Kebijakan penyimpanan data yang solid sangat penting. Sebagai aturan umum, harus menyimpan data hanya selama data tersebut memiliki tujuan bisnis, hukum, atau peraturan yang sah. Misalnya, informasi pelanggan yang digunakan untuk pemasaran harus diperbarui setiap tahun, sementara data transaksi yang terkait dengan pelaporan pajak mungkin perlu disimpan selama beberapa tahun berdasarkan undang-undang setempat.
Praktik yang baik adalah meninjau penyimpanan data setidaknya setahun sekali. Cari kumpulan data yang sudah usang, tidak relevan, atau diwajibkan secara hukum untuk dihapus. Sebagai bagian dari proses ini, bisnis harus mengadopsi metode yang aman untuk pembuangan data, memastikan bahwa data tersebut tidak dapat dipulihkan atau disalahgunakan.
Hypernet Technologies membantu perusahaan menjaga database tetap up-to-date dengan biaya penyimpanan minimal. Hypernet Technologies juga menyediakan layanan pemusnahan data yang aman, melindungi dari potensi pelanggaran. Cari tahu lebih lanjut di hypernet.co.id atau Instagram @hypernet.technologies. Ada pertanyaan? Hubungi Call Center kami.
